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            河南工業職業技術學院學生檔案管理辦法

            2019年06月12日 17:50  點擊:[]

            學生檔案是學生在校學習期間所形成的具有保存價值的原始記錄,是學生個人經歷、成長歷程的真實記載為確保學生檔案材料完整、妥善保管、利用充分、安全轉遞,根據《河南省大中專畢業生檔案管理若干規定》(教[2003]624號)和《河南工業職業技術學院檔案管理辦法》(豫工院政〔2018〕151號)相關文件,結合學校實際情況,制訂本管理辦法。

            一、學生檔案管理體系

            (一)學生檔案管理院(系)負責制。院(系)學工科負責學生檔案材料的收集、歸檔、整理和保管工作。學生處、教務處、招生就業處、團委、黨委組織部等學生管理職能部門積極參與,各負其責,統一接受學校辦公室的業務指導和檢查。

            (二)相關部門和單位職責

            1.學生處學生檔案管理職責

            1)制定、完善學校學生檔案管理規章制度,統籌學校學生檔案管理工作;

            2)建設和培訓兼職學生檔案管理隊伍,指導、檢查院(系)學生檔案管理工作;

            3)負責接收新生檔案,轉交至相應院(系);  

            4)及時印刷、發放學生檔案相關材料;

            5)辦理離校畢業生檔案的轉遞郵寄工作;

            6)做好學生檔案數據統計、分析工作。

            2.院(系)學生檔案管理職責

            1)新生入學資格審查時,院(系)按照上級管理部門和學校招生就業處要求,做好新生檔案材料的收繳、核對和審查工作;

            2)院(系)對接收的各類學生檔案材料要及時按照年級、專業、學號順序排列、分類管理,專柜存放保管;

            3)定期收集、整理學生各類檔案材料并及時歸檔;

            4)畢業生檔案的檢查、完善和移交工作;

            5)做好學生檔案查閱及借用的登記管理工作。

            3.教務處學生檔案職責

            1)及時向院(系)提交新生、退學、休學或轉學等各類學生信息數據,以便對學生檔案進行接收、核對和保存;

            2)負責提供畢業生必修及選修課等課程成績單;

            3)負責提供畢業生學籍卡材料。

            4.黨委組織部學生檔案職責

            負責組織、指導院(系)學生入黨積極分子及學生黨員材料的收集、整理和移交工作。

            5.團委學生檔案管理職責

            負責組織、指導學生團員及參加各類活動獲獎學生材料的收集、整理和移交工作。

            6.招生就業處學生檔案管理職責

               負責告知新生將檔案材料及時上交或郵寄到校;按時為畢業生辦理就業報到證,并及時發放至院(系)裝檔。

            (三)學生檔案管理人員職責

            1.院(系)指定專人負責學生檔案的管理。涉及學生管理的各職能部門應設立兼職檔案員,負責學生各類檔案材料的收集及移交工作。

            2.學生檔案管理工作人員職責:

            1)熱愛檔案管理工作,認真、細致、公道、正派,堅持原則,不徇私情;

            2)遵守保密制度,不得擅自將檔案帶出檔案室,不得向外人透漏檔案內容,確保檔案室安全;

            3)接收、檢查核對新生檔案,配合招就處等部門做好新生資格審查工作;

            4)定期收集、整理學生檔案材料并及時歸檔;

            5)做好學籍變動學生檔案的調整和處理;

            6)及時提供符合規定的學生檔案查閱工作;

            7)負責畢業生檔案材料的整理、檢查和轉遞工作;

            8)做好學生檔案的防火、防盜、防潮、防腐工作。

            二、學生檔案歸檔范圍與歸檔時間

            (一)學生高考(中招考試)檔案材料(報名表、體檢表、政審表、中學成績單、獎懲材料等)。各院(系)在新生入學后兩個月內按班級收繳新生檔案,班級填寫《班級學生檔案收繳情況表》,院(系)填寫《新生檔案收繳情況匯總表》(見附件表1、表2)若有學生高考檔案丟失,應通知學生盡快到生源地招辦補辦,否則因缺少原始檔案造成的后果由學生本人承擔。

            (二)學生入學登記表。新生報到后各院(系)開始組織學生如實填寫,入學登記表在新生入學一個月內歸檔。

            (三)軍訓登記表。《學生軍訓成績登記表》由學生處組織、指導各院(系)在軍訓結束后一個月內歸檔。

            (四)學生學年鑒定表。各院(系)每學年組織學生填寫一次,每年6月份歸檔。

            (五)高校畢業生登記表。由各院(系)組織畢業班學生填寫,學生離校前統一歸檔。

            (六)畢業生鑒定表。由各院(系)組織畢業班學生填寫,學生離校前歸檔。

            (七)就業報到證通知單(副聯)。招生就業處辦理好學生就業報到證后移交各院(系),各院(系)負責將就業報到證通知單(副聯)裝入畢業生檔案。

            (八)入團入黨材料、加入民主黨派材料。學生的入團入黨材料在其被批準后由各院(系)一個月內歸檔。

            (九)在校期間獎勵、表彰以及處罰決定。學生各類獎懲的原始材料,由相關部門組織、指導各院(系)在每學期期末歸檔。

            (十)學生課程成績單。課程成績單材料由教務處組織各院(系)打印,在畢業生離校前統一蓋章歸檔。

            (十一)參與社會實踐活動材料。社會實踐活動材料由團委組織、指導各院(系)在社會實踐結束后一個月內歸檔。

            (十二)學生學籍異動、助學貸款等其他可供組織參考的有保存價值的材料。

            三、學生檔案歸檔材料要求

            (一)材料必須完整齊全,真實,文字清楚,對象明確,寫明承辦單位及時間。

            (二)必須手續完備,規定應由組織審查蓋章的,須有組織蓋章。組織鑒定、審查結論、處分決定、民主評議和組織考核形成的綜合材料等,須經本人見面簽字。特殊情況下,本人見面后未簽字的,可由組織注明。

            (三)檔案文字須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水、墨汁書寫,不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純藍墨水和復寫紙書寫。除電傳材料需復印存檔外,一般不得用復印件代替原件存檔。

            (四)學生檔案要按規定填寫齊全,寫明班級及學號。學生因某種原因提前離校或退學,要將有關材料及時歸檔,任何單位和個人不得將其有關材料隨意銷毀或丟失。

            四、學生檔案的查閱

            (一)學生檔案一般應由學生所在院(系)黨總支和行政辦公室同志查閱,如確因工作需要,校內其他黨政部門也可查閱。(校內查閱審批手續見附件表3)

            (二)學校以外單位需要查閱學生檔案時,須持有單位所在地縣、團級以上組織、人事部門查閱檔案介紹信,經分管學生工作的校領導同意后方可查閱。(校外查閱審批手續見附件表4)

            (三)查閱學生檔案,必須嚴格遵守《中華人民共和國保守國家秘密法》及學校《檔案管理辦法》,閱檔時嚴禁拆卸、涂改、圈劃、折疊、批注、抽取和撤換檔案材料。要注意保護檔案,不得弄贓弄濕。查閱學生檔案的單位,不得擅自拍攝復制檔案內容。因工作需要利用檔案材料取證,必須由學生處處長批準,方可復制拍攝。(查閱申批表中是否需要復制材料,復制材料清單)

            (四)無論何種原因查閱學生檔案,均需檔案管理負責人在場,不少于兩人且在檔案室內進行查閱。

            (五)學生檔案一般不外借,如必須借出使用,要說明原因由分管學生工作的院領導批準,并嚴格履行借用手續。借出時間一般不得超過7天(含休息日),借出檔案不得擅自轉借他人。(借用檔案申批手續見附件表5)

            (六)各院(系)學生檔案的查閱和借用必須進行詳細的登記記錄,嚴格審核查閱、借用者資質及審批手續。

            (七)凡查閱或借用學生檔案,歸還時檔案管理員要認真進行復核簽字確認。

            五、學生檔案的寄發

            (一)學生畢業前,院(系)應按本辦法要求及時做好檔案材料歸檔工作,院(系)學生檔案管理員要認真審查,確保材料齊全。

            (二)學生處負責畢業生檔案材料的轉遞,通過機要局寄發或遵照有關規定執行。學生檔案一經寄發,凡未及時入檔的資料,均由其負責院(系)轉寄,若出現問題要追究該單位的責任。

            (三)學生檔案一般不準本人自帶。但因特殊情況且有對方單位人事部門出具證明,方可將檔案密封后由學生自帶。檔案自帶過程中發生問題的,由學生本人承擔責任。

            (四)應屆畢業生考取對口升學或專升本的,學生持錄取通知書到院(系)領取檔案。

            (五)用人單位提取畢業生檔案時必須持單位人事部門介紹信和本人工作證,方可提取檔案。

            (六)根據國家政策,學生畢業后暫時找不到就業單位的,其檔案可免費由學校保存兩年,待落實工作單位后,將檔案轉遞至工作單位所在地。申請檔案留校超過兩年仍未落實工作的,學校將其檔案寄回生源地人力資源管理部門。

            六、其他

            1.本規定自發文之日起執行。原《河南工業職業技術學院學生檔案管理辦法》(豫工院政[2014]96號)同時廢止。此前有關規定與本規定不符,以本規定為準。

            2.本規定解釋權歸學生處    

             

             

             

             

             

             

             

            附件:1

            班學生檔案收繳情況表

            序號

            姓名

            有無檔案

            備注

            序號

            姓名

            有無檔案

            備注

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            備注:本表請打印兩份,一份附班級學生檔案上,一份上交學校學生處。  

            院(系)收檔人:        班級交檔人:         時間:      

            2

            院(系) 級學生檔案收繳情況匯總表

            序號

            班級

            應交

            實交

            缺檔案名單

            備注

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            2






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            合計






            備注:本表一式兩份,一份上交學生處,一份院系留存。

               

            3

             校內查閱學生檔案審批表

                                                           

            查閱單位

            (蓋章)


            查閱人員


            學生姓名


            學生專業班級


            查閱學生

            檔案事由


            是否需要復制(拍攝)


            復制(拍攝)資料內容


            學生處

            領導簽字


            查閱后復核簽字


             

            4

            校外查閱學生檔案審批表

                                                           

            查閱單位

            (蓋章)


            查閱人員


            學生姓名


            學生專業班級


            查閱學生

            檔案事由


            是否需要復制(拍攝)


            復制(拍攝)資料內容


            學生處領導簽字


            分管院領導簽字


            查閱后復核簽字


               備注:校以外單位需要查閱學生檔案時,須持有單位所在地縣、團級以上組織、人事部門查閱檔案介紹信。

            5

            學生檔案外借審批表  

                                                           

            外借單位

            (蓋章)


            外借人員


            借用時間


            借用時長


            借用學生檔案事由


            學生處

            領導簽字


            分管院領導簽字


            借閱后復核簽字


            備注:借用時間一般不得超過7天(含休息日),不得擅自轉借他人。

             

             

             

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